برای ارسال یک پیغام صوتی راه های متفاوتی وجود دارد بهترین راه استفاده از نرم افزارهای مخصوص این کار است lift fx face mail نمونه خوبی برای این کار است اما نرم افزارهای مخصوص مدیریت پست الکترونیک مانند outlook,outlook Express خو دارای چنین امکاناتی هستند.
کافی است در برنامه outlook گزینه Insert را انتخاب کنید وسپس گزینه File را انتخاب کنید بعد از آن فایل صوتی خود را که قبلا توسط Recorder ویندوز ظبط کرده اید انتخاب کنید و این برنامه به صورت خودکار صدا را در متن نامه قرار می دهد البته این کار در صورتی به طور کامل و صحیح انجام می شود که دریافت کننده نیز از برنامه های مدیریت پست الکترونیک مانند Edura,outlookاستفاده کند در غیر این صورت پیغام صوتی شما به یک فایل الصاق شده به نامه الکترونیکی توسط گیرنده دریافت می شود.